Libre Parole donnée aux Professionnels de la Formation

La démarche systémique en formation
Texte proposé par : Jacques Soyer (JS CONSEIL)
http://www.jsconseil.com

Un système est un ensemble d'éléments en interaction, organisés pour la production d'un résultat (produit ou service). Il reçoit des "entrées" (matières premières, informations, énergies, moyens divers...), les utilise ou les transforme en nouveaux produits ou en services que l'on appellera "sorties".

L'approche par les systèmes est utilisée en biologie, en traitement de l'information, dans l'industrie et en organisation des entreprises.

En effet, toute unité de travail peut être considérée comme un système. Les éléments de ce système peuvent être classés en quatre catégories que l'on appelle sous-systèmes. Ces derniers fonctionnent en interaction. C'est à dire qu'ils sont interdépendants, si l'un change, les autres doivent changer pour rétablir un état d’équilibre.

Les quatre sous-systèmes

Dans un système donné, nous distinguons quatre sous-systèmes :

1. celui qui est constitué par l'ensemble du matériel nécessaire à la production du produit ou du service, il s'agit des machines et des outils de l'unité (le "hard" des informaticiens) ; on parle alors du sous-système technique ;
 
2. celui qui est composé par l'ensemble des méthodes de travail, il s'agit des gammes d'usinage, des procédures, etc. ; c’est ce qui explique aux Hommes de l'unité comment utiliser les machines et les outils (le "soft" des informaticiens) ; on l’appelle sous-système organisationnel ;
 
3. le sous-système social est constitué par l'ensemble des règles sociales plus ou moins formelles qui régissent les rapports entre les personnes appartenant au système (règlement intérieur, modalités de prise de décisions, modes de management, culture d'entreprise, etc.) ;
 
4. le dernier sous-système est composé par l'ensemble des individus rattachés au système ; pour une unité de travail, il s'agit du personnel d'exécution mais également des managers ; on le définit comme étant le sous-système humain.

A l'image d'un corps vivant qui est en perpétuelle recherche d'équilibre avec son milieu afin d'assurer sa survie, l'unité de travail (le système), pour pouvoir rester utile à l'organisation plus vaste dont elle fait partie (c'est à dire assurer ses missions), va devoir s'adapter aux modifications de son environnement et se modifier elle-même. L'un de ses sous-systèmes, généralement celui qui assurera le meilleur rééquilibrage avec le milieu, va devoir se transformer. Cette transformation va produire un déséquilibre interne qui oblige, à leur tour, les autres sous-systèmes à changer.

Par exemple, pour mieux s'adapter à la demande de ses clients, un atelier fait l'acquisition d'une nouvelle machine numérique associée à un logiciel de production (introduction d'un nouvel outil avec de nouvelles méthodes). Le personnel va devoir se transformer, acquérir de nouvelles compétences pour pouvoir utiliser ce nouvel équipement (le sous-système humain se transforme), les règles sociales vont quant à elles peut-être devoir évoluer également : plus d'autonomie pour l’opérateur, des interventions sur les réglages, l’entretien de premier niveau...

Si le sous-système humain résiste au changement, il y a risque de perte d'adaptation et le système entier perd en efficacité. L'organe de direction qui contrôle le système peut le remettre en cause, voire le faire disparaître.

Le pilote d'une unité de travail en est le responsable, il lui appartient d'assurer la constante adaptation de son unité. C'est lui qui prend l'initiative de modifier tel ou tel sous-système et qui fait ensuite évoluer les autres éléments pour que l'ensemble reste équilibré. Il garantit la convergence des objectifs de son système avec les buts de l’entreprise et maintient la cohérence des pratiques de son unité avec celles de l’entreprise. Nous pouvons le considérer comme un gestionnaire du changement. Après avoir anticipé les effets des évolutions de l'environnement, il engage son unité dans la voie des changements nécessaires.

Utiliser une démarche systémique, c'est prendre en compte le fait que toute modification d'un sous-système aura des effets sur les autres et c'est donc prévoir toutes les adaptations qui contribueront à l'atteinte des objectifs.

En matière de formation, opter pour une démarche systémique c'est :

- considérer que la formation efficace est celle qui va produire un changement des comportements du formé dans la réalisation de son travail ;
- admettre qu'il n'y aura de changement durable des comportements humains que dans la mesure où les hommes vivront dans un milieu qui aura lui-même changé ;
- faire participer tous les acteurs de l’unité aux modifications du système, de façon à obtenir leur adhésion ;
- prévoir que le formé va souhaiter, à l'issue de sa formation, des changements de son cadre de travail afin de mieux appliquer tous ses nouveaux acquis ;
- rechercher les éléments des sous-systèmes dont les modifications vont favoriser le changement des formés ;
- mettre en œuvre les moyens qui vont aider au maintien des nouveaux comportements des formés (révision des tableaux de bord, modification des critères d’appréciation…) ;
- accorder une priorité aux démarches collectives de recherche d'améliorations par rapport aux actions individuelles qui relèvent plus de la "formation catalogue" ;
- à la suite d'une phase préalable d'analyse, accepter que la formation ne soit pas le moyen le mieux adapté pour obtenir le changement et donc renoncer à l'action de formation prévue ;
- ne pas accepter de répondre à une demande du type « il faut me les former à... », sans qu’il y ait par ailleurs une analyse sérieuse des trois autres sous-systèmes.

L'approche systémique nous apprend qu'il n'y aura de changement durable chez les formés que dans la mesure où ces derniers vont trouver, au retour de la formation, un milieu de travail qui aura changé ou qui acceptera de se modifier en fonction de leurs désirs. Les autres sous-systèmes doivent donc évoluer en parallèle.

Jacques Soyer
JacquesSoyerConseil@jsconseil.com

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